תיאום פגישות מכירה: הבוט ביומן, אתם בחדר
ליד אומר "בואו נקבע". שלוש הודעות הלוך וחזור, שני תאריכים שלא מתאימים, ופגישה שנקבעת רק אחרי שבוע, כשהחום כבר ירד. תיאום פגישה הוא לא עבודה מכירתית, אבל הוא קובע אם המכירה תתקדם. זו משימה שבוט עושה היטב כשיש לו גישה ליומן שלכם.
מה בוט יכול לעשות סביב פגישות מכירה?
בוט תיאום פגישות קורא את היומן שלכם, מציע ללקוח כמה זמנים פנויים בהתאם לכללים שהגדרתם, מאשר את הפגישה, שולח תזכורת לפניה ומכין סיכום אחריה. ההחלטה אילו שעות להציע ואילו לקוחות מקבלים עדיפות נשארת אצלכם, והוא פועל רק בגבולות שנכתבו לו.
בפרק המכירות והלקוחות של קורס גרוק בוט יש שיעור על יומן ותיאום פגישות, ובפרק התפעול והנהלה יש שיעור על סיכומי פגישות. יחד הם סוגרים את המעגל.
מה הבוט צריך לדעת כדי לתאם נכון?
בוט תיאום טוב מתחיל בכללים ברורים, כי יומן של איש מכירות הוא לא רק שעות ריקות. הוא כולל זמן נסיעה, שעות ממוקדות ללא פגישות, וימים של הכנת הצעות. אלה הכללים שכותבים בכתב המינוי.
- חלונות פנויים: באילו ימים ושעות מותר להציע פגישות.
- סוג פגישה: היכרות, הדגמה או סגירה, ולכל סוג משך אחר.
- מקום: משרדי הלקוח, שיחת וידאו או טלפון.
- חריגים: מי מהלקוחות מקבל זמן גם מחוץ לשעות הרגילות, באישור שלכם.
כדאי להתחיל בחשבון הדגמה ויומן בדיקה, ורק אחר כך לחבר את היומן האמיתי, באותה גישה מינימלית שהקורס מלמד.
שלושה שיעורים בחינם, בלי הרשמה
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, תשלום חד פעמי של 297 ש״ח ועוד מע״מ וגישה לכל החיים. שלושת השיעורים הראשונים פתוחים לכולם.
מי עושה מה לפני, במהלך ואחרי הפגישה?
| שלב | הבוט | אתם |
|---|---|---|
| לפני הפגישה | מציע זמנים, קובע, שולח תזכורת עם פרטי ההגעה | מאשרים חריגות ומכינים את השיחה |
| בזמן הפגישה | לא נוכח בחדר | מנהלים את השיחה |
| אחרי הפגישה | מכין סיכום, משימות והצעת הצעד הבא מתוך הערות שלכם | בודקים ומתקנים |
| המשך | מכין טיוטת הצעת מחיר או פולואפ | מאשרים שליחה |
הסיכום הוא החלק הכי עוצמתי, כי הוא מזין את הצעד הבא: הצעת מחיר מתוך המחירון או פולואפ שמתייחס למה שנאמר בפועל.
מה לבדוק לפני שמפעילים
דוגמה: נציגת מכירות שיוצאת לשלוש פגישות ביום לא צריכה לשבת בערב ולכתוב סיכומים. היא מקלידה שלוש שורות מהטלפון, והבוט הופך אותן לסיכום מסודר עם משימות. בבוקר היא רק מאשרת.
אם נתונים רגישים מופיעים בסיכומים, בודקים מה נשמר ואיפה. בשיעור על פרטיות ומסמכים רגישים בקורס מראים איך להגדיר את זה.
איפה מתחילים
בוחרים סוג פגישה אחד, למשל שיחת היכרות, ובונים לה תיאום אוטומטי. מי שרוצה להבין את התפקיד של הבוט מול המערכת שכבר יש לו, יכול לעבור למדריך על בוט מול CRM. וכמובן, אפשר לראות את השיעור על המסך בקורס וידאו גרוק בוט, או לקרוא על הסדנאות בעמוד אנשי המכירות.
שאלות נפוצות
האם הבוט יכול לקבוע פגישה ביומן בלי לשאול אותי?
אפשר להגדיר כך, אבל מומלץ להתחיל עם אישור. אחרי תקופת בדיקה אפשר לאפשר קביעה אוטומטית לסוגי פגישות שנמוך בהם הסיכון.
מה קורה אם הלקוח מבקש לשנות שעה?
הבוט מציע זמנים אחרים לפי אותם כללים, ומעדכן את היומן אחרי אישור. מקרים חריגים, כמו לקוח חשוב, עוברים אליכם.
אפשר להשתמש בזה בלי לחבר את היומן האמיתי?
כן, בשלב ההכרות. השיעורים בקורס מצולמים עם חשבון הדגמה ונתוני דמו, ואפשר לעבוד כך עד שמרגישים בטוחים.
האם סיכום הפגישה מחליף הערות אישיות?
לא. הבוט מכין סיכום מתוך מה שהכנסתם, ואתם בודקים אותו. ככל שההערות שלכם ברורות יותר, כך הסיכום יהיה מדויק יותר.
הצעת המחיר הבאה יכולה לצאת מהר יותר
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, תשלום חד פעמי של 297 ש״ח ועוד מע״מ וגישה לכל החיים. שלושת השיעורים הראשונים פתוחים לכולם.