גבייה ותזכורות: מי מזכיר ללקוח שעוד לא שילם
המכירה נסגרה, העבודה בוצעה, והחשבונית יושבת פתוחה. רוב הלקוחות לא מתכוונים לאחר, הם פשוט שכחו. אבל מי רוצה להיות זה שמתקשר לשאול על כסף, אחרי שבנה יחסים? תזכורת מנומסת ועקבית עושה את העבודה, וזו משימה שבוט מבצע בלי לראות בזה עניין אישי.
מה בוט יכול לעשות בגבייה?
בוט גבייה בודק בריצה קבועה רשימת חשבוניות פתוחות, מזהה אילו עברו את מועד התשלום, מנסח תזכורת בטון שמתאים לאיחור, ומעביר אליכם לאישור. הוא לא מאיים ולא מתעקש. כשהאיחור ארוך או שהלקוח מחזיק בעמדה, הוא עוצר ומעביר לאדם. התוצאה היא תזכורת בזמן, בלי לדחות אותה.
דוגמה: מנהל מכירות בחברת תוכנה לארגונים רוצה שתזכורת תצא יום אחרי מועד התשלום, בלי שיצטרך לזכור. הוא מגדיר ריצה קבועה בבוקר, והבוט מכין לו רשימת טיוטות לבדיקה. הוא עובר עליהן בשתי דקות ולוחץ אישור על מה שמתאים.
גבייה ותזכורות הם שיעור בפרק המכירות והלקוחות של קורס גרוק בוט, וקרובים לשיעור על חשבוניות לרואה החשבון בפרק התפעול.
איך בונים סולם טונים?
הטעות הנפוצה היא טון אחד לכל איחור. סולם מדורג מאפשר לבוט להבחין בין לקוח ותיק ששכח לבין חוב שנתקע. מגדירים את הסולם בכתב המינוי, ובכל שלב קובעים מי מאשר.
| שלב | טון | מי מאשר |
|---|---|---|
| לפני מועד התשלום | הודעה ידידותית עם פרטי החשבונית | הבוט שולח לפי כלל מאושר מראש |
| איחור קצר | תזכורת מנומסת, ללא האשמה | איש המכירות |
| איחור מתמשך | הודעה ישירה ובקשה לתאריך תשלום | איש המכירות והנהלה |
| חוב שנתקע | אין הודעה אוטומטית | אדם בלבד, ובמידת הצורך ייעוץ משפטי |
אם חשבתם לפנות להליך משפטי, כדאי להתייעץ עם עורך דין, והבוט לא שותף לשלב הזה.
הפולואפ לא חייב לחכות לזמן פנוי
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, תשלום חד פעמי של 297 ש״ח ועוד מע״מ וגישה לכל החיים. שלושת השיעורים הראשונים פתוחים לכולם.
מה הבוט צריך לראות כדי לעבוד?
רשימה אחת מעודכנת: מספר חשבונית, שם הלקוח, סכום, מועד תשלום, סטטוס והערות. אין צורך לתת לבוט גישה למערכת הנהלת החשבונות כולה. הקורס מלמד חיבורים בגישה מינימלית: מראים לבוט רק את מה שנחוץ למשימה.
איך שומרים על מערכת יחסים?
הכלל הראשון: המסר נשמע כמו אתם. לכן מצרפים לבוט שלוש הודעות אמיתיות שכתבתם בעצמכם, כקובץ ידע, ומבקשים סגנון דומה. הכלל השני: הבוט לא מחליף שיחה. אם לקוח שותף מזה שנים מאחר פעמיים, מתקשרים אליו. ככה גם רואים אם יש בעיה אחרת, למשל אי שביעות רצון מהשירות.
והחיבור לשאר המשפך ברור: אם הפולואפ על ההצעה היה מדויק, התזכורת לתשלום ממשיכה את אותו קול. גם שער האישור נשאר באותו מקום.
איפה מתחילים
מתחילים בהודעה אחת, לחשבונית אחת בדמו. מבקשים מהבוט שלושה טונים, בוחרים אחד, ורק אז מחברים רשימה אמיתית. מי שרוצה את התמונה השלמה ימצא אותה בקורס וידאו גרוק בוט, ומי שמחפש תוכן ספציפי לצוות מכירות יכול להתחיל בעמוד הסדנאות למכירות.
שאלות נפוצות
האם הבוט יכול לדרוש תשלום בשמי?
הוא יכול לנסח תזכורת, ואתם מאשרים. מומלץ שכל הודעה על חוב תעבור בדיקה אנושית, ובכל חשש משפטי כדאי להתייעץ.
מה עם נתונים רגישים של לקוחות?
בקורס יש שיעור על פרטיות ומסמכים רגישים. העיקרון הוא לתת לבוט גישה מינימלית, ולא לצרף מסמכים שאין בהם צורך למשימה.
האם הבוט יכול לעקוב אחרי תשלום שהתקבל?
רק אם יש לו מקור נתונים מעודכן שמראה זאת. בלי סטטוס מעודכן הוא עלול להזכיר חוב ששולם, ולכן עדכון הסטטוס הוא חלק מההגדרה.
כמה זה עולה?
הקורס עולה 297 ש״ח ועוד מע״מ, תשלום חד פעמי. עלות הריצות של הבוט נמדדת במונה עלות, ובקורס מלמדים לקבוע תקרה.
שלושה שיעורים בחינם, בלי הרשמה
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, תשלום חד פעמי של 297 ש״ח ועוד מע״מ וגישה לכל החיים. שלושת השיעורים הראשונים פתוחים לכולם.